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Estructura de los documentos
Proceso: Innovación a la Gestión
Objetivo: Dirigir la Institucióncon fundamentos legales, académicos, administrativos y técnicos confiables, apoyado en procesosy procedimientos normalizados; evaluandoy mejorando permanentemente el Sistema Integradode Gestión.
Descripción del Proceso: El proceso se encuentra a cargo del Señor Rector el cual se apoya en las Oficinas Asesoras Jurídica y de Planeación, en igual sentido cuenta con la oficina de la secretaria IGneral, la cual tiene a su cargo el manejo de las comunicación y la participación ciudadana en relación a la PQRS y la rendición de cuenta, por último encontramos el seguimiento y creación de los programas académicos que tiene la institución la cual está a cargo de la oficina asesora de planeación
1. Caraterización IG.1,0.19.04.01
2. Contenido documental por proceso
Actividad del Proceso Tipo documental
2.1 Direccionar y orientar las actividades de la IGstión Institucional
Documentos Soportes
IG.1,0,1.19.01.01 Manual Sistema Integrado de Gestión
IG.1,0,19.01.02 Código Buen Gobierno
GC.3,0.19.04.15 Mapa Residual de Riesgos Institucionales
IG.1.19.01.07 Mapa de Procesos
IG.1,0.19.01.08 Plan de Gestión Administrativa y de Cero Papel
IG.1.19.01.09 Políticas de Administración del Riesgo
2.2  Planificar estratégica y operativamente el funcionamiento de la Entidad y realizar el seguimiento y control a la gestión Institucional
            
Procedimientos
IG.,1,0,1.19.02.01 Elaboración de Planes Institucionales
Formatos
IG.1,0,1.19.04.16 Formato del Plan de Acción 
IG.1,0,1.19.04.17 Formato de Seguimiento al plan de Acción
IG.1,0,1.19.04.18 Formato informe de IGstión
IG.1,0,1.19.04.19 Perfil del proyecto
IG.1,0,1.19.04.20 Bitácora del proyecto
IG.1,0,1.19.04.21 Hoja de vida de tramites o servicio
IG.1,0,1.19.04.22 Inventario de trámites y servicios por proceso
IG.1,0,1.19.04.23 Matriz de seguimiento plan de acción
Documentos soportes
IG.1,0,1.14.03.03 Plan indicativo 2015 - 2019
2.3 Planificar, ejecutar y controlar las comunicaciones, relaciones e imagen corporativa Procedimientos
IG.2,0,2.19.02.01 Procedimiento de comunicaciones
IG.2,0,2.19.02.03 Elaboración de convenios interinstitucionales, prácticas académicas y de pasantía
Guías
IG.2,0,2.19.03.01 Guía política de Comunicaciones 
Formatos
IG.2,0,2.19.04.02 Solicitud de divulgación
IG.2,0,2.19.04.03 Plan de trabajo unidad de comunicaciones, relaciones e imaIGn corporativa 
IG.2,0,2.19.04.04 Actualización de datos para open house
IG.2,0.2.19.04.08 Viabilidad técnica de convenios.pdf
IG.2,0.2.19.04.09 Documentos soportes de convenio.pdf
2.4  Planificar y facilitar mecanismos de Participación Ciudadana
       
Procedimientos
IG.2,0.19.02.01 Petición, quejas, reclamos ,  sugerencias y denuncias PQRSD-F
Formatos
IG.2,0.19.04.01 Recepción, peticiones, quejas, reclamos, denuncias y suIGrencias PQRSD-F
IG.2,0.19.04.02 Radicación y Remisión de las PQRSD-F
IG.2,0.19.04.03 Respuesta PQRSD-F 
IG.2,0.19.04.05 Encuesta para la evaluación de la audiencia pública
IG.2,0.19.04.06 Preguntas en la audiencia publica 
IG.2,0.19.04.07 Inscripción de Candidatos
IG.2,0.19.04.08 Inscripción de Propuestas
IG.2,0.19.04.09 Solicitud de divulgación 
IG.2.0.19.04.10 Plan de Audio Interno
Instructivos
IG.2,0.19.03.02 Reglamento Audiencia Pública para la Rendición de Cuentas
2.5 Planificar, ejecutar y evaluar la Gestión documental de la Institución. Procedimientos
IG.2,0,1.19.02.01 Transferencia de Documentos
IG.2,0,1.19.02.02 Consulta y Préstamo de Documentos
IG.2,0,1.19.02.03 Recepción, Distribución y Trámite de Comunicaciones Oficiales
IG.2,0,1.19.02.04 Organización de Archivos
Guias
IG,2,0,1.19.03.01 Guía Organización de Archivos
IG.2,0,1.19.03.02 Guía elaboración de Comunicaciones Oficiales
Formatos
IG.2,0,1.19.04.01 Comunicación Interna Despachada
IG.2,0,1.19.04.02 Comunicación Interna Recibida
IG.2,0,1.19.04.03 Tabla de Retención Documental
IG.2,0,1.19.04.05   Nota Interna
IG.2,0,1.19.04.06   Lista de Asistencia
IG.2,0,1.19.04.07 Acta
IG.2,0,1.19.04.08   Comunicación externa recibida
IG.2,0,1.19.04.09 Comunicación Externa Despachada
IG.2,0,1.19.04.10 Distribución Interna de la comunicación
IG.2,0,1.19.04.11 Control Préstamo de Documentos
IG.2,0,1.19.04.12 Control Salidas e Ingreso de Comunicaciones
IG.2,0,1.19.04.13 Inventario control del documento
IG.2,0,1.19.04.14  Inventario único documentos
IG.2,0,1.19.04.15   Eliminación de Documentos
IG.2,0,1.19.04.16 Transmisión de Fax
IG.2,0,1.19.04.17 Cuadro de Clasificación Documental
IG.2,0,1.19.04.18 Ficha Consulta de Documentos
IG.2,0,1.19.04.19 Valoración Documental
IG.2,0,1.19.04.21 Testigo Documental
IG.2,0,1.19.04.22 Citación
2.6 Planificar, ejecutar y evaluar la IGstión de contratación Institucional. Manuales
IG.1.19.01.06. Manual del Contratación
Formatos
IG.1,0,2.19.04.01 Lista chequeo documentos soportes
IG.1,0,2.19.04.02 Designación supervisor
IG.1,0,2.19.04.03 Informe de Supervisión
IG.1,0,2.19.04.04 Informe de actividades
IG.1,0,2.19.04.05 Acta de inicio
IG.1,0,2.19.04.06 Autorización de pago
IG.1,0,2.19.04.07 Acta de liquidación
IG.1,0,2.19.04.08 Libro de contratación
IG.1,0,2.19.04.09 Acta de aprobación de pólizas
IG.1,0,2.19.04.10 Documentos de estudios previos mínima cuantía y contratación directa
IG.1,0,2.19.04.11 Documentos de estudios previos selección abreviada licitación
IG.1,0,2.19.04.12 Documento de estudios previos para adición o prorroga de contrato
2.7 Creación y renovación de programas académicos Procedimientos
IG.1,0,1.19.02.03 Creación de programas académicos
IG.1,0,1.19.02.04 Modificación de programas academicos
Formatos
GC 3,0,19.04.07 Plan de mejoramiento
GC 3,0.19.04.10 registro de servicio no conforme
IG 2,0.1.19.04.07 Acta

Última actualización: 18/03/2016

 

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