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Estructura de los documentos
Proceso: Gestión Administrativa
Objetivo: Garantizar el funcionamiento de la Institución Escuela Nacional del Deporte, mediante la gestión del talento humano, el suministro de bienes y servicios, la gestión de los sistemas de información, redes y TICS, la gestión ambiental y el mantenimiento y aseo de la infraestructura física.
Descripción del Proceso: El proceso se encuentra a cargo de la Vicerrectora Administrativa, coordina y controla las actividades administrativas (Recurso humano y Seguridad y Salud en el Trabajo, la adquisición de Bienes y Servicios, los Sistemas de Información, la Gestión del Medio Ambiente Institucional y el Mantenimiento y aseo de la Infraestructura), de conformidad con las políticas trazadas por la institución y las disposiciones legales vigentes, además tiene a su cargo la conservación y vigilancia de la Institución
1. Caraterización GA.3,0,2.19.01.01
2. Contenido documental por proceso
Actividad del Proceso Tipo documental
2.1 Gestionar el talento humano en la institución y la seguridad y salud en el trabajo Manuales
GA.3,0,2.19.01.01 Manual de Inducción y Reinducción
GA.3,0,2.19.01.02 Manual de seguridad y salud en el trabajo definitivo
GA.3,0,2.19.01.03 Manual de prevención, preparación y respuesta ante emergencias
Procedimientos
GA.3,0,2.19.02.01 Selección, vinculación e inducción del personal
GA.3,0,2.19.02.06 Identificación de requisitos legales
GA.3,0,2.19.02.07 Inspecciones de seguridad
GA.3,0,2.19.02.09 Trabajo seguro en alturas
GA.3,0,2.19.02.10 Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
Guías
GA.3,0,2.19.03.01 Ausentismo laboral
GA.3,0,2.19.03.02 Guía Sistema de vigilancia epidemiológica de salud vocal
Formatos
GA.3,0,2.19.04.01 Caracterización Gestión Administrativa
GA.3,02.19.04.02 Autorización de ingreso a las instalaciones
GA.3,0,2.19.04.03 Autorización Licencias o Vacaciones
GA.3,0,2.19.04.04 Permisos laborales
GA.3,0,2.19.04.05 Organización Historia Laboral Empleado Publico
GA.3,0,2.19.04.07 Certificados laborales
GA.3,0,2.19.04.09 Perfil
GA.3,0,2.19.04.10 Autorización de comisión de servicios
GA.3,0,2.19.04.13 Servicio de Fotocopiado
GA.3,0,2.19.04.14 Lista de chequeo contratación persona natural
GA.3,0,2.19.04.28 Verificación de la Inducción
GA.3,0,2.19.04.32 Convocatoria personal docente
GA.3,0,2.19.04.33 Estudio y análisis de hoja de vida docente
GA.3,0,2.19.04.35 Evaluación de competencias docentes
GA.3,0,2.19.04.43 Certificación deducible por beneficios tributarios
GA.3,0,2.19.04.45 Solicitud de convocatoria docente
GA.3,0,2.19.04.47 Solicitud de servicios académicos
GA.3,0,2.19.04.48 Autorización de descuento
GA.3,0,2.19.04.49 Identificación de necesidades de capacitación
GA.3,0,2.19.04.50 Autorización Descuento
GA.3,0,2.19.04.55  Evaluación de la voz
GA.3,0,2.19.04.60 Entrega de elementos de protección personal
GA.3,0,2.19.04.61 Autorreporte de accidente o incidente laboral
GA.3,0,2.19.04.62 Plan anual de trabajo S.S.T.
GA.3,0,2.19.04.63 Almacenamiento en bodega y Archivo
GA.3,0,2.19.04.64 Botiquin de primeros auxilios
GA.3,0,2.19.04.65 Camillas
GA.3,0,2.19.04.66 Duchas - Lava ojos
GA.3,0,2.19.04.67 Equipo de carretera
GA.3,0,2.19.04.68 Estado y uso de los EPP
GA.3,0,2.19.04.69 Extintores y pórtatiles
GA.3,0,2.19.04.70 Informe de inspeccion
GA.3,0,2.19.04.71 Inspección Gerencial
GA.3,0,2.19.04.72 Locativo general
GA.3,0,2.19.04.73 Locativo para laboratorios
GA.3,0,2.19.04.74 Locativo para parqueadero
GA.3,0,2.19.04.75 Locativo para piscina
GA.3,0,2.19.04.76 Inspección para moticicletas
GA.3,0,2.19.04.77 Manejo seguro de herramientas y seguridad en trabajos manuales
GA.3,0,2.19.04.78 Inspección para vehículos
GA.3,0,2.19.04.79 Inspección puesto de trabajo - Sistema osteomuscular
GA.3,0,2.19.04.80 Preoperacional para lineas de vida
GA.3,0,2.19.04.81 Sistemas de acceso para trabajar en alturas - andamios
GA.3,0,2.19.04.82 Riesgo público
GA.3,0,2.19.04.83 Sistemas de acceso para trabajar en alturas - escaleras
GA.3,0,2.19.04.84 Sistemas de acceso para trabajar en elevador - manlift
GA.3,0,2.19.04.85 Preoperacional del equipo de proteción contra caidas
GA.3,0,2.19.04.86 Registro de participación pausas activas S.S.T.
GA.3,0,2.19.04.87 Matriz de aspectos ambientales
GA.3,0,2.19.04.88 Indicadores de SST
GA.3,0,2.19.04.89 Matriz legal SST
GA.3,0,2.19.04.90 Matriz de Inspeciones
G.A.3,0,2.19.04.91 Brigadas de Emergencia
G.A.3,0,2.19.04.92 Hoja de vida brigadista
GA.3,0,2.19.04.93 Encuesta satisfacción capacitación brigadistas
GA.3,0,2.19.04.97 Permiso para  trabajo en alturas
GA.3,0,2.19.04.98 Análisis de Riesgo por Oficio
GA.3,0,2.19.04.99 Hoja de vida arnés multiproposito
GA.3,0,2.19.04.100 Hoja de vida arrestador cuerda
GA.3,0,2.19.04.101 Hoja de vida arrestador guaya
GA.3,0,2.19.04.102 Hoja de vida cinta de anclaje
GA.3,0,2.19.04.103 Hoja de vida eslinga de posicionamiento
GA.3,0,2.19.04.104 Hoja de vida eslinga  y con observador
GA.3,0,2.19.04.105 Hoja de vida mosquetón
GA.3,0,2.19.04.106 Reporte de actos condiciones inseguras
G.A.3,0,2.19.04.107 Autorización descuento por extemporaneidad
GA.3.0,2.19.04.108 Paz y salvo de entrega del puesto y elementos devolutivos
2.2. Planificar, ejecutar, controlar, hacer seguimiento a los suministros y bienes y servicios
            
Procedimientos
GA.3,0,3.19.02.01 Procedimiento para la Adquisición de bienes y servicios
Formatos
GA.3,0,3.19.04.01 Solicitud de adquisición de bienes y servicios
GA.3,0,3.19.04.02 Relación gastos caja menor
2.3. Gestionar Sistemas de información, redes y TICS de la institución Manuales
GA.3,0,4.19.01.01 Manual Implementación de Políticas TIC
Planes
G.A.3,0,4.19.01.01 plan de contingencia TIC
G.A.3,0,4.19.01.02 Plan de renovación equipos
Procedimientos
GA.3,0,4.19.02.01 Soporte a sistemas de Información 
GA.3,0,4.19.02.02 Administración y soporte de redes 
GA.3,0,4.19.02.03 Soporte y mantenimiento a equipos informáticos
Instructivos
GA.3,0,4.19.03.02 Instructivo para la red universitaria 
GA.3,0,4.19.03.07 Instructivo de uso del correo Institucional
GA.3,0,4.19.03.08-Intructivo para la realización de copias de seguridad
GA.3,0,4.19.03.09-Instructivo para la adquisición de la infraestructura tecnológica
Guías
GA.3,0,4.19.03.03 Reglamento de uso de espacios y equipos tecnológico
GA.3,0,4.19.03.06 Guía para la asignación de la coordinación del servicio en sala de cómputo
Formatos
GA.3,0,4.19.04.01 Identificación de Red 
GA.3,0,4.19.04.02 Inventario Salas de Computo 
GA.3,0,4.19.04.03 Solicitud Préstamo Sala Computo a Docentes 
GA.3,0,4.19.04.04 Control Servicios Sala Cómputo 
GA.3,0,4.19.04.06 Lista de Chequeo Servicios de Red 
GA.3,0,4.19.04.08 Plan anual de mantenimiento preventivo a equipos informáticos 
GA.3,0,4.19.04.09.Control Mantenimiento preventivo programado 
GA.3,0,4.19.04.10 Solicitud y entrega servicio satisfacción 
GA.3,0,4.19.04.11 Matriz administración sistemas de información 
Documentos soportes
IG.1,0,1.19.01.01 - Plan Estratégico de Sistemas de Información PETI 2016-2019
2.4. Realizar la gestión del medio ambiente institucional Manuales
GA.3,0,5.19.01.07 Plan de Gestión Ambiental
2.5 Gestionar el mantenimiento y aseo de la infraestructura física y la vigilancia y seguridad de la Institución Procedimientos
GA.3,0,5.19.02.01 Mantenimiento de infraestructura física y equipos 
Formato
GA.3,0,5.19.04.01 Hoja de vida Equipo 
GA.3,0,5.19.04.02 Solicitud de Servicios Generales y Mantenimiento
GA.3,0,5.19.04.03 Plan de mantenimiento
GA.3,0,5.19.04.05 Salida de insumos cafeteria y materiales ferretería
GA.3,0,5.19.04.06 Préstamo herramienta
GA.3,0,5.19.04.07 Inventario de insumos y materiales
GA.3,0,5.19.04.08 Plan mensual de jardinería
GA.3,0,5.19.04.10 Matriz
GA.3,0,5.19.04.11 Autorización de salida de equipos y materiales
GA.3.0,5.19.04.12 Hoja de Vida Equipos Biomédicos
GA.3,0,5.19.04.57 Control diario de piscina

Última actualización: 14/07/2017

 

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